Wie SANA Physiotherapy mit KI-gestützter Dokumentation jede Woche 4–5 Stunden spart
Heidi Team
14. August 2025•8 Min. Lesedauer
Hintergrund
SANA Physiotherapy unter der Leitung von Shanan Nelson ist eine wachsende Physiotherapie-Praxis an der Sunshine Coast in Australien. Die von Herrn Nelson gegründete Klinik betreut ein breites Spektrum von Patient:innen und legt den Schwerpunkt insbesondere optimale Behandlungsergebnisse durch personalisierte, evidenzbasierte Behandlung. Herr Nelsons leidenschaftlicher Einsatz für seine Patient:innen sowie sein Engagement für Effizienz bestimmen sowohl die medizinische Arbeit als auch den unternehmerischen Stil der Praxis.
Herausforderungen
Der vielbeschäftigte Praxisinhaber und Physiotherapeut wollte sowohl seine Patient:innen gut versorgen, als auch sein wachsendes Unternehmen bestmöglich führen. Die medizinischen Verantwortlichkeiten mit administrativen Aufgaben in Einklang zu bringen, drohte ihn jedoch langsam zu überwältigen. Trotz seiner Bemühungen, Prozesse effizienter zu gestalten, blieben Ineffizienzen in der Dokumentation und der Patientenkommunikation eine riesige Herausforderung.
Zeitaufwändige Dokumentation
Herr Nelsons Tagesablauf bestand darin, 12–14 Patient:innen zu behandeln und danach noch stundenlang an der Dokumentation zu sitzen. Obwohl er sich nach Kräften um ein effektives Zeitmanagement bemühte, kostete ihn die Arbeit an der vorgeschriebenen Patientendokumentation nach Feierabend viel Energie und wirkte sich negativ auf seine Work-Life-Balance aus.
Briefe als Zeiträuber Nr. 1
„Früher gingen Briefe oft im allgemeinen Durcheinander verloren; der Versand dauerte über eine Woche und verzögerte die Kommunikation mit den Hausärzt:innen.“
Vor der Einführung von Heidi kämpfte das Praxisteam mit beträchtlichen Verzögerungen beim Erstellen und Versenden von Briefen an Hausärzt:innen. Das führte manchmal dazu, dass die Kommunikation zu spät stattfand oder gar komplett verpasst wurde, was die Beziehungen zu den überweisenden Ärzt:innen erheblich trübte.
„Ich wollte unbedingt ein hohes Serviceniveau bieten, fand es aber schwierig, die in die Behandlungspläne investierte Zeit und Mühe zu belegen. Meine Patient:innen sollten sich wirklich gehört und gesehen fühlen und nicht wie eine Nummer im System.“
Obwohl Herr Nelson immer viel Wert auf hochwertige Behandlungen legte, fiel es ihm aus zeitlichen und Kapazitätsgründen schwer, seinen eigenen Anspruch an eine hervorragende Versorgung zu erfüllen. Er suchte nach Wegen, wie seine Patient:innen sich auch über die rein medizinische Behandlung hinaus gesehen und gut versorgt fühlen konnten.
Er spielte mit verschiedenen Lösungen für dieses Problem herum und musste feststellen, dass die von ihm getesteten KI-Tools zum Aufzeichnen von Notizen entweder nur langsam verbessert wurden oder die spezifischen Anforderungen seines Unternehmens nicht erfüllten.
Lösung
Nach dem Besuch einer Konferenz, auf der er mehr über das Potenzial KI-gestützter Dokumentation erfuhr, stieß Herr Nelson auf Heidi. Das Versprechen schlankerer Verwaltungsprozesse faszinierte ihn und er begann er mit einer Testphase. Es galt herauszufinden, ob Heidi sich gut in seine geschäftige Praxis integrieren ließe.
„Was mir sehr gut gefallen hat, war der viele Input vonseiten des Heidi-Teams. Und wie der Assistent sich schließlich in unser Unternehmen einfügte, war bahnbrechend.“
Das KI-gestützte Dokumentationssystem von Heidi integrierte sich nahtlos in den Arbeitsablauf der Praxis. Heidi unterstützte mit automatischer Erfassung von Notizen, Patientenzusammenfassungen und der blitzschnellen Erstellung von Briefen an Hausärzt:innen. Dadurch sparte Herr Nelson jede Woche viele Stunden ein und konnte die eigene körperliche Belastung durch wiederholtes Tippen reduzieren.
Worauf man bei SANA Physiotherapy nicht mehr verzichten möchte:
Notizen auf Basis von Vorlagen: Notizen anhand einer vordefinierten Vorlage erstellen lassen, ganz nach den individuellen Anforderungen der Praxis
„Frag Heidi“ nach patientenspezifischen Details: Relevante Patienteninformationen abrufen, um die Beziehung zu Patient:innen zu pflegen
Erstellung von Briefen in Echtzeit: Briefe und Patientenberichte ohne Verzögerungen erstellen und versenden
Auswirkungen
Die Integration von Heidi in den Arbeitsablauf von SANA Physiotherapy hatte tiefgreifende Auswirkungen sowohl auf das persönliche Wohlbefinden von Herrn Nelson als auch auf die Effizienz seiner Praxis. Dank des KI-gestützten Dokumentationssystems konnte er mehr Zeit damit verbringen, sich auf seine Patient:innen und das Tagesgeschäft zu konzentrieren, anstatt sich in administrativer Arbeit zu verzetteln.
„Ich spare mindestens 4 bis 5 Stunden pro Woche ... und das mit nur drei Praxistagen. Für den Detailgrad, den ich dank Heidi bekomme, bräuchte ich manuell normalerweise weitere 6 bis 7 Stunden.“
Wichtigste Verbesserungen:
Zeitersparnis: Reduzierung der Dokumentationszeit um 4 bis 5 Stunden pro Woche, sodass mehr Zeit für die Patientenbehandlung und unternehmerische Aufgaben bleibt
Höhere Effizienz: Patientennotizen und Hausarztbriefe werden innerhalb von Minuten statt Stunden oder Tagen erstellt und versendet
Bessere Patientenbindung: Durch die personalisierten Patientenzusammenfassungen fühlen Patient:innen sich gehört und gesehen, was das Vertrauen stärkt
Verbesserte Gesundheit: Die geringere Belastung durch das Tippen hat Herrn Nelsons Verletzungsrisiko verringert (der aufgrund der administrativen Belastung zuvor an einem Tennisarm litt)
Zeitaufwändige Dokumentation? Schnee von gestern
„Jetzt kann ich Patientenzusammenfassungen innerhalb weniger Minuten nach der Sitzung versenden. Früher musste ich nach Hause gehen und bis spät in die Nacht arbeiten, um doe Dokumentation fertigzustellen.“
Bessere Beziehungen zu medizinischen Partnern
„Innerhalb weniger Minuten nach einer ersten Konsultation wird der Brief an die Hausarztpraxis inklusive Patientenzusammenfassung und Einzelheiten zur Nachsorge erstellt und versendet. Das macht nicht nur unseren Workflow effizienter, sondern stärkt auch unsere Beziehungen zu den Hausärzt:innen.“
Dank der schnellen und genauen Dokumentation mit Heidi kann Herr Nelson einen höheren Standard an Professionalität einhalten und garantieren, dass die überweisenden Ärzt:innen stets zeitnah auf dem Laufenden gehalten werden. Dadurch konnten Patient:innen schneller überwiesen und teils auch ganz neue Überweisungen entgegengenommen werden.
Volles Engagement für die Patient:innen
„Unsere Patient:innen lieben die persönliche Note in den Berichten und ich kann mich schnell wieder an kleine Details wie ein Haustier oder den Jobwechsel eines Familienmitglieds erinnern und so die Beziehung stärken.“
Angenehme Überraschung
„Was ich nicht erwartet hatte, ist gezielte Unterstützung durch Heidi mit spezifischen Patientendetails. Das ist für mich ein echter Gamechanger, besonders an vollen Tagen, wenn ich viele Patient:innen behandle.“
Wie geht's weiter?
Dank des reduzierten Verwaltungsaufwands durch Heidi kann sich Herr Nelson jetzt darauf konzentrieren, seine Praxis auszubauen und die Patientenerfahrung weiter zu verbessern. Mit der eingesparten Zeit konnten die Behandlungspläne verfeinert und neue unternehmerische Perspektiven ausgelotet werden.
Herr Nelson ist begeistert von der Zukunft der KI in der Physiotherapie und sieht viel Potenzial, deren Rolle auf die Diagnose und Behandlung auszuweiten. Er betrachtet Heidi als Teil der nächsten Innovationsphase, die medizinischen Fachkräften wieder mehr Konzentration auf die Patientenversorgung ermöglichen wird – und weniger Verwaltungsaufwand.
