Mehr Zeit für den Patienten: Wie Stanislav Novichkov Dokumentation neu gestaltet

Hintergrund

Stanislav Novichkov ist Facharzt für Psychiatrie und Psychotherapie und seit acht Jahren in Deutschland tätig. Er arbeitet im Neurocentrum Hildesheim – einem großen, interdisziplinären Praxisverbund mit psychiatrischen, neurologischen und neurochirurgischen Spezialistinnen und Spezialisten. In seiner allgemeinen psychiatrischen Sprechstunde behandelt er ein breites Spektrum psychischer Erkrankungen, von akuten Krisen bis zu langfristigen Verläufen mit regelmäßiger Medikationsanpassung.

Herausforderungen

Psychiatrische Dokumentation lebt von Nuancen: Verlauf, Sprache, Kontext und klinische Begründungen müssen nachvollziehbar bleiben – gerade wenn Patient*innen lange Abstände zwischen Terminen haben oder bei Behandlerwechseln. Was in der Akte steht – oder eben nicht steht – entscheidet darüber, ob eine Behandlung nachvollziehbar und sicher weitergeführt werden kann. Besonders in einem großen Versorgungssetting mit vielen Behandlern muss Dokumentation auch nach Monaten verständlich bleiben.

Blickkontakt oder Dokumentation – eine erzwungene Wahl

„Am Tippen hat mich gestört, dass ich auf den Bildschirm oder auf die Tastatur schaue und nicht auf den Patienten. Es gibt dann immer ein Blickdreieck zwischen dem Patienten und Bildschirm.“

Während des Gesprächs gleichzeitig zu tippen bedeutete: ständig zwischen Patient, Tastatur und Bildschirm hin- und herzuwechseln. Echte Präsenz war kaum möglich – ein Verlust, den Herr Novichkov als störend empfand.

Dokumentation zwischen Vollständigkeit und Zeitdruck

„Die Masse an Dokumentation bringt Ärzte dazu, einfach Bausteine zu benutzen. Das ist weder schön noch sinnvoll.“

Der gesetzlich geforderte Dokumentationsumfang in der Medizin ist hoch – so hoch, dass viele Ärztinnen und Ärzte auf vorgefertigte Textbausteine ausweichen. Das Ergebnis: entpersonalisierte Arztbriefe. Was eigentlich der Qualitätssicherung dienen soll, verliert seinen klinischen Wert.

Sprachliche Präzision in einer Zweitsprache

„Man hat ja auch Ansprüche daran, dass der Text grammatikalisch und orthografisch korrekt ist. Deswegen musste ich meine Texte zwangsläufig immer korrigieren.“

Herr Novichkov ist Arzt mit ukrainischer Muttersprache. Die medizinische Dokumentation erfordert für ihn dabei nicht nur Fachkompetenz, sondern auch orthografische und grammatikalische Präzision. Jede getippte Notiz musste aufwendig Korrektur gelesen werden, bevor sie seinen Ansprüchen genügte.

Herr Novichkov hatte sich lange mit dem Nebeneinander aus Tippen, Sprechen und Korrigieren arrangiert. Die stellte eine unbefriedigende Lösung, die weder dem Patientenkontakt noch der Dokumentationsqualität gerecht wurde. Der Wunsch war klar: freier sprechen können – ohne Satzzeichen- und Formulierungsstress. Als er auf der Suche nach einem schlauen Diktiergerät war, das ihn bei der Dokumentationsverarbeitung unterstützt, stieß er auf Heidi – und fand weit mehr als ein Diktierwerkzeug.

Lösung

Herr Novichkov wurde auf der DGPPN auf Heidi aufmerksam und begann anschließend eine dreimonatige Testphase. Die Einführung verlief unkompliziert: Er passte die vorhandenen Vorlagen für psychiatrische Verlaufsnotizen und psychotherapeutische Sitzungsprotokolle gezielt an seine eigenen Dokumentationsbedürfnisse an – und ergänzte seinen Workflow um eine besonders praktische Funktion: das Hochladen von PDF-Formularen wie Renten- oder Rehaanträgen, in die er direkt hineindiktiert.

„Heidi fasst meine Gedanken fasst eins zu eins zusammen mit dem Punkt, dass ich mich nicht um Kommas und Punkte kümmern muss.“

Bevorzugte Einsatzbereiche:

• Psychiatrische Verlaufsnotizen – mit angepasster Vorlage für Anamnese, Medikation, Empfehlungen und nächsten Vorstellungstermin
• Psychotherapeutische Sitzungsprotokolle – auf das Wesentliche gekürzt, ohne überflüssige Abschnitte
• PDF-Formulare (z. B. Reha- und Rentenanträge) – Hochladen und direkt hineindiktieren

Wirkung

„Ich spare Zeit. Vor allem die Dokumentation von Erstgesprächen, bei denen viel Information fließt, ist deutlich schneller.“

Wichtigste Ergebnisse im Überblick:

• Deutlich schnellere Dokumentation – besonders bei informationsreichen Erstgesprächen
• Voller Augenkontakt mit dem Patienten während des Gesprächs
• Grammatikalisch und orthografisch korrekte Dokumentation ohne aufwändige Korrektur
• Personalisierte, inhaltlich reichhaltige Notizen statt leerer Textbausteine
• Mehrsprachige Nutzung: Diktieren auf Ukrainisch oder einer anderen Sprache – Ausgabe auf Deutsch

Blickkontakt wieder möglich

„Ungehinderter Kontakt. Man kann normal mit dem Patienten sprechen und dann quasi nach dem Gespräch entweder direkt diktieren oder schon das Gespräch transkribieren. Innerhalb von dreißig Sekunden kann ich die Dokumentation dann korrigieren und kopieren.“

Das erzwungene Blickdreieck gehört der Vergangenheit an. Herr Novichkov führt Gespräche jetzt mit voller Aufmerksamkeit für den Menschen vor ihm und erledigt die Dokumentation in unter dreißig Sekunden danach.

Weg von Bausteinen, hin zu echter Dokumentation

„Die Möglichkeit einfach los zu diktieren und bestimmte Sachen deutlich personalisierter zu schreiben, dabei grammatisch und orthografisch korrekt zu bleiben – das ist ein großer Gewinn.“

Heidi macht es möglich, frei zu sprechen – und trotzdem strukturierte, vollständige und nachvollziehbare Dokumentation zu erhalten. Die Akte spiegelt wieder, was wirklich besprochen wurde, und nicht, was in einen vorgefertigten Baustein gepasst hat.

Sprachliche Sicherheit auf Knopfdruck

„Es spart Zeit. Und bei mir vielleicht sogar noch mehr Zeit und Kraft, weil ich tatsächlich mit der Sprache deutlich weniger selbst nachlesen und nachkorrigieren muss.“

Heidi unterstützt mehrsprachige Nutzung ohne Qualitätsverlust: Herr Novichkov kann auf Ukrainisch oder einer anderen Sprache sprechen – Heidi erkennt die Sprache automatisch, transkribiert und formuliert die Ausgabe auf professionellem Deutsch, grammatikalisch und orthografisch korrekt.

Unerwarteter Vorteil: Auch Rentenanträge und Rehaformulare, die als PDF in Heidi hochgeladen werden, lassen sich direkt ausfüllen.

Was kommt als Nächstes?

Mit Heidi als festem Bestandteil seines Workflows bleibt Herr Novichkov mehr Kapazität für das, was wirklich zählt: das Gespräch mit dem Patienten. Er plant, die Kontextfunktion von Heidi stärker zu nutzen und ist überzeugt davon, dass KI-gestützte Dokumentation künftig zur Standardpraxis in der Medizin gehören wird. Die Möglichkeit, Vorlagen weiter zu verfeinern und sitzungsübergreifende Zusammenfassungen zu nutzen, sieht er als nächsten Schritt.

„Weiterempfehlen würde ich es auf jeden Fall. Es wird darauf hinauslaufen, dass es eine übliche Praktik wird.“