KI-gestützte Dokumentation spart 4-5 Stunden pro Woche für SANA Physiotherapy

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Hintergrund

SANA Krankengymnastik, geleitet von Shanan Nelson, ist eine wachsende Physiotherapie-Praxis an der Sunshine Coast, Australien. Die von Shanan gegründete Klinik betreut ein breites Spektrum von Patienten, wobei ein besonderer Schwerpunkt auf der Erzielung optimaler Behandlungsergebnisse durch personalisierte, evidenzbasierte Versorgung liegt. Shanans Leidenschaft, Menschen zu helfen, und sein Engagement für Effizienz haben sowohl seine klinischen als auch seine Geschäftspraktiken bestimmt.

Herausforderungen

Als vielbeschäftigter Praxisinhaber und Kliniker ist es Shanans Hauptziel, eine qualitativ hochwertige Versorgung zu bieten und gleichzeitig ein wachsendes Unternehmen zu führen. Es wurde jedoch überwältigend, klinische Verantwortlichkeiten mit administrativen Aufgaben in Einklang zu bringen. Trotz seiner Bemühungen, die Prozesse zu rationalisieren, blieben Ineffizienzen in der Dokumentation und der Patientenkommunikation ein erhebliches Hindernis.

Zeitaufwändige Dokumentation

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Shanans Tagesablauf bestand darin, 12-14 Patienten zu behandeln und dann Stunden damit zu verbringen, Patientennotizen und Briefe nach Stunden zu schreiben. Obwohl er sich nach besten Kräften bemühte, mit der Zeit umzugehen, verbrauchte die Notwendigkeit, die Unterlagen außerhalb der klinischen Öffnungszeiten fertigzustellen, seine Energie und beeinträchtigte seine Work-Life-Balance.

Ineffizientes Schreiben von Briefen

„Früher gingen Briefe oft im Durcheinander verloren, der Versand dauerte über eine Woche und verzögerte die Kommunikation mit Hausärzten.“

Vor der Verwendung von Heidi hatte Shanans Team erhebliche Verzögerungen bei der Erstellung und dem Versand von Briefen an Hausärzte, was manchmal zu verpassten oder überfälligen Mitteilungen führte. Diese Ineffizienz wirkte sich auf die Beziehungen zu den Empfehlungspartnern aus.

Aufrechterhaltung der Patientenbindung

„Ich war bestrebt, ein hohes Serviceniveau zu bieten, aber ich hatte Mühe, die Zeit und Mühe nachzuweisen, die ich in den Behandlungsplan der einzelnen Patienten gesteckt habe. Ich wollte, dass meine Patienten das Gefühl haben, dass sie wirklich gehört und geschätzt werden und nicht nur eine weitere Nummer im System.“

Shanan war bestrebt, ein hohes Serviceniveau zu bieten, aber es fiel ihm schwer, die Zeit und Mühe aufzubringen, die erforderlich waren, um alle Aspekte zu erfüllen, die er für eine hervorragende Betreuung zwischen den Konsultationen hielt. Er suchte nach einer Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Patienten die persönliche Aufmerksamkeit, die sie erhielten, auch über die klinische Behandlung hinaus spüren.

Nachdem Shanan verschiedene Lösungen zur Bewältigung dieser Herausforderungen ausprobiert hatte, stellte er fest, dass die KI-Tools zum Aufzeichnen von Notizen, mit denen er experimentiert hatte, entweder nur langsam verbessert wurden oder die spezifischen Anforderungen seines Unternehmens nicht erfüllten.

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Lösung

Shanan entdeckte Heidi, nachdem er an einer Konferenz teilgenommen hatte, auf der er mehr über das Potenzial von KI-gestützter Dokumentation erfuhr. Fasziniert von Heidis Versprechen, Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren, begann Shanan mit einer Testphase, um herauszufinden, ob sie sich in seine geschäftige Praxis integrieren ließe.

„Was mir sehr gut gefallen hat, war, wie viel Input wir vom Team von Heidi hatten. Die Art und Weise, wie es in unser Geschäft passte, war wegweisend.“

Das KI-gestützte Dokumentationssystem von Heidi integrierte sich nahtlos in Shanans Arbeitsablauf. Heidi half dabei, den Notizvorgang zu automatisieren, Patientenzusammenfassungen zu erstellen und Hausarztbriefe fast sofort zu versenden, wodurch Shanan jede Woche Stunden eingespart und die körperliche Belastung durch wiederholtes Tippen reduziert wurde.

Hauptmerkmale, die Shanan liebt:

• Auf Vorlagen basierende Notizen: Erstellen Sie Notizen anhand einer vordefinierten Vorlage, die den Anforderungen der Praxis entspricht
• „Frag Heidi“ nach patientenspezifischen Details: Rufen Sie relevante Patienteninformationen ab, um die Beziehung zu verbessern
• Briefgenerierung in Echtzeit: Erstellen und versenden Sie Briefe und Patientenzusammenfassungen ohne Verzögerungen
  

Auswirkung

Die Integration von Heidi in den Arbeitsablauf von SANA Physiotherapy hatte tiefgreifende Auswirkungen sowohl auf Shanans persönliches Wohlbefinden als auch auf die Effizienz seiner Praxis. Das KI-gestützte Dokumentationssystem hat es Shanan ermöglicht, mehr Zeit damit zu verbringen, sich auf seine Patienten und sein Geschäft zu konzentrieren, anstatt sich in administrativen Arbeiten zu verzetteln.
„Ich spare mindestens 4 bis 5 Stunden pro Woche ein... und das nur an drei klinischen Tagen. Bei dem Detaillierungsgrad, den ich von Heidi erhalte, hätte ich zusätzliche 6-7 Stunden gebraucht, um das manuell zu erledigen.“

Wichtigste Ergebnisse:

• Zeitersparnis: Reduzierung der Dokumentationszeit um 4 bis 5 Stunden pro Woche, sodass mehr Zeit für die Patientenversorgung und Geschäftsentwicklung zur Verfügung steht
• Höhere Effizienz: Patientennotizen und Hausarztbriefe werden innerhalb von Minuten statt Stunden oder Tagen abgeschlossen
• Bessere Patientenbindung: Die Personalisierung der Patientenzusammenfassungen hat die Beziehung und das Vertrauen verbessert, sodass sich die Kunden gehört und geschätzt fühlen
• Verbesserte Gesundheit: Die geringere Belastung durch das Tippen hat Shanans Verletzungsrisiko verringert (zuvor litt er aufgrund der administrativen Belastung an einem Tennisarm)
  
  

Zeitaufwändige Dokumentation — gehört der Vergangenheit an

„Jetzt kann ich Patientenzusammenfassungen innerhalb von Minuten nach einer Konsultation senden. Früher musste ich nach Hause gehen und bis spät in die Nacht arbeiten, um sie fertig zu stellen.“

Stärkung der Empfehlungsbeziehungen

„Innerhalb weniger Minuten nach einer ersten Konsultation werden der Hausarztbrief, die Zusammenfassung des Patienten und die Einzelheiten zur Nachsorge gesendet. Dies verbessert nicht nur die Effizienz unseres Workflows, sondern hat auch einen großen Unterschied bei der Stärkung unserer Beziehungen zu Hausärzten gemacht.“

Die schnelle und genaue Dokumentation hat es Shanan ermöglicht, einen höheren Standard an Professionalität aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Empfehlungspartner stets zeitnah auf dem Laufenden gehalten werden. Dies hat zu schnelleren Patientenüberweisungen und in einigen Fällen zu neuen Überweisungen geführt.

Erstklassiges Patientenengagement

„Die Patienten lieben die persönliche Note in den Zusammenfassungen, und ich kann sie leicht an kleine Details wie ein Haustier oder den Jobwechsel eines Familienmitglieds erinnern, was die Verbindung stärkt.“

Unerwarteter Vorteil

“Ich hatte nicht erwartet, Heidi um Hilfe bei bestimmten Patientendaten bitten zu können. Das ist ein entscheidender Faktor für mich, besonders an geschäftigen Tagen, an denen ich viele Patienten sehe.“

Was kommt als Nächstes

Da Heidi seinen Verwaltungsaufwand rationalisiert hat, kann sich Shanan nun darauf konzentrieren, seine Praxis auszubauen und das Patientenerlebnis zu verbessern. Die eingesparte Zeit wurde in die Verfeinerung der Behandlungspläne und die Erkundung neuer Geschäftsmöglichkeiten reinvestiert.

{{Kundenzitat}}

Shanan ist begeistert von der Zukunft der KI in der Physiotherapie und dem Potenzial, die Rolle der KI in der Diagnose und Behandlung auszuweiten. Er sieht Heidi als Teil der nächsten Innovationsphase, die es den Angehörigen der Gesundheitsberufe ermöglichen wird, sich mehr auf die Patientenversorgung und weniger auf den Verwaltungsaufwand zu konzentrieren.