Elektronische Patientenakte (ePA) in PVS und KIS: Beispiele und Vorteile im Gesundheitswesen

Was ist ein PVS bzw. KIS?

Für die elektronische Patientenakte (ePA) sind PVS und KIS die technische Grundlage. Praxisverwaltungssysteme (PVS) und Krankenhausinformationssysteme (KIS) sind dabei das deutsche Pendant zum international bekannten Electronic Health Record (EHR): zentrale digitale Arbeitsplätze, die Ärztinnen und Ärzten einen vollständigen, aktuellen Blick auf die Patientenakte geben.

Ein PVS bzw. KIS enthält sämtliche klinischen und administrativen Daten und ist ausschließlich für autorisierte Mitglieder des Behandlungsteams zugänglich. Genau deshalb liegt die Pflege dieser Systeme in der Verantwortung der jeweiligen Praxis oder Klinik.

In der Praxis liefert das PVS/KIS einen klinischen Überblick, von der Anamnese bis zum Behandlungsplan, der sich schnell auffinden und auswerten lässt. Der Nutzen lässt sich in drei Bereiche einteilen.

Drei Funktionen eines PVS/KIS

1. Gesundheitsinformationsmanagement: Das System bündelt Patientenakten, klinische Notizen und externe Dokumente.
2. Ergebnismanagement: Es speichert individuelle Behandlungspläne inklusive Protokollen und Anweisungen und organisiert Labor- und Befundergebnisse digital.
3. Verordnungsmanagement: Das PVS/KIS zentralisiert Verordnungen wie Medikation, Überweisungen und Bildgebung.

In diesem Artikel geht es um die Vorteile von PVS- und KIS-Systemen in der Praxis, wie sich das passende System auswählen lässt, und um Beispiele, die Ärzt:innen helfen, einen patientenzentrierten Behandlungsansatz zu bewahren.

Die Vorteile von PVS- und KIS-Systemen im modernen Gesundheitswesen

Im modernen Gesundheitswesen ist es entscheidend, mit innovativen Lösungen Schritt zu halten und sie mit klinischer Expertise zu verbinden. Steigende Patientenzahlen und sich ändernde Vorgaben schaffen neue Lücken in der Versorgung, die administrative Verzögerungen verursachen. Dokumentation darf die Behandlung aber nicht ausbremsen.

Vollständige Patientenakten

Gut gepflegte Akten geben dem Behandlungsteam schnell ein klares Bild vom jeweiligen Fall. Manuelle Dokumentationsprozesse kosten dagegen Zeit, die eigentlich der Patientenversorgung gehört. Mit PVS- und KIS-Systemen arbeiten Ärztinnen und Ärzte mit dem Vertrauen, dass sensible Daten geschützt sind.

Bessere Abstimmung zwischen Behandelnden

Fragmentierte Informationen verzögern die Behandlung und führen zu Inkonsistenzen. PVS/KIS lösen das, indem sie fortlaufend aktualisierte Daten in einer einzigen Quelle halten, was Doppelarbeit reduziert. Ändert sich etwa die Medikation oder eine Überweisung, erreicht die Benachrichtigung sofort das richtige Behandlungsteam.

Datengestützte klinische Erkenntnisse

Veraltete Dokumentationssysteme erhöhen das Fehlerrisiko. Moderne PVS/KIS unterstützen dagegen bessere Entscheidungen, weil sie klinische Muster sichtbar machen und Trends erkennen lassen. Das verbessert präventive Strategien.

Ärztinnen und Ärzte müssen ihre Aufmerksamkeit nicht mehr zwischen Patientengespräch und Formularen aufteilen. Mit KI-Automatisierung werden administrative Aufgaben wie Terminplanung und Dokumentation deutlich leichter.

Ein reales Beispiel dafür ist Heidi, ein KI-Versorgungspartner, der die komplette Dokumentation übernimmt. Aus einer einzigen Aufnahme des Gesprächs erstellt Heidi eine strukturierte Notiz, die sich anschließend in Briefe, Zusammenfassungen und andere Unterlagen umwandeln lässt.

Dadurch bleibt mehr Zeit für die Koordination von Behandlungsplänen und den Umgang mit Notfällen. Wer wissen möchte, wie PVS/KIS den eigenen Praxisalltag verändern, sollte zunächst verstehen, welche Auswirkungen diese Systeme konkret haben.

In 5 Schritten das richtige PVS/KIS auswählen

Bei der Auswahl spielen Faktoren wie Datenlokalisierung, Zugänglichkeit, Funktionsumfang und Kompatibilität mit dem Praxisalltag eine Rolle.

1. Bedarf der Praxis oder Klinik einschätzen

Für Krankenhäuser und Praxisverbünde unterscheidet sich der Bedarf je nach klinischer Komplexität. Deshalb sollte der Workflow-Fit im großen Maßstab bewertet werden. Inklusive der Frage, wie gut sich das System in bestehende Verwaltungsabläufe einfügt. Dazu gehört auch, früh mit Ärzteteam, Abrechnung und IT zu sprechen.

Kernfunktionen eines PVS/KIS

• Klinische Dokumentation: Kernfunktion jedes Systems, ermöglicht das Teilen von Patientendaten und liefert Entscheidungsgrundlagen.
• Abrechnungs- und Kodierungsunterstützung: Automatisiert administrative Aufgaben und sorgt für korrekte, konforme Abrechnung.
• Terminplanung: Vereinfacht die Kalenderverwaltung und optimiert die Zeit des Teams.
• Analytische Dashboards: Helfen, Auslastung und Trends vorherzusagen.
• Interdisziplinäre Zugriffssicherheit: Stellt sicher, dass der Zugriff von Hausärzten, Fachärzten und Pflegekräften abgesichert ist.

2. Integration und Interoperabilität berücksichtigen

Interoperabilität ist der Schlüssel zu einem vernetzten Versorgungsökosystem mit reibungslosem Datenaustausch. Der internationale Standard dafür ist FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources). In Deutschland wird FHIR über ISiK (Informationstechnische Systeme in Krankenhäusern) verbindlich umgesetzt: Die gematik gibt auf Grundlage von § 373 SGB V standardisierte FHIR-Schnittstellen für Krankenhäuser vor, damit Kliniksysteme (KIS) medienbruchfrei miteinander kommunizieren.

Für Praxen läuft die Anbindung technisch über die Telematikinfrastruktur (TI): Über Konnektor oder TI-Gateway und eine zertifizierte PVS-Schnittstelle lassen sich Anwendungen wie ePA oder E-Rezept direkt aus der gewohnten Praxissoftware nutzen. Wenn ein PVS oder KIS sich mit Engines verbinden lässt, die weitere Software für Abrechnung oder KI-Tools wie Heidi anbinden, wird ein konformer Datenaustausch deutlich einfacher.

Für Praxen bedeutet das konkret: Heidi lässt sich über die zertifizierte Schnittstelle des jeweiligen PVS bzw. KIS direkt anbinden, sodass Ärzt:innen Gespräche erfassen und strukturierte Dokumentation mit einem Klick zurück in die Akte übertragen können.

3. Kosten und Return on Investment (ROI) bewerten

Die Kosten eines PVS/KIS variieren stark, da sie abhängig von Lizenzierung, Hardware und laufendem Support sind. In Deutschland unterstützt der Staat die Digitalisierung unter anderem über das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG): Bund und Länder stellten über den Krankenhauszukunftsfonds bis zu 4,3 Milliarden Euro für die Digitalisierung von Prozessen, IT-Sicherheit und Notfallkapazitäten in Krankenhäusern bereit.

Deshalb müssen sich Effizienzgewinne messen lassen. Wie viel Zeit spart das System pro Patientenkontakt, und wie schnell werden Abrechnungen eingereicht? Solche Kennzahlen helfen, den ROI realistisch zu bewerten und das Revenue-Cycle-Management (RCM) zu optimieren.

4. Anbieter prüfen und testen

Die Wahl des richtigen PVS-/KIS-Anbieters fällt leichter, wenn klare Bewertungskriterien vorab feststehen. Wer Anbieterfähigkeiten gegen die eigenen Ziele misst, findet schnell die passende Lösung für Team und Patientenklientel.

5. Implementierung planen

Eine solide Einführung braucht strukturiertes Change-Management, laufende Schulungen und regelmäßige Qualitätskontrollen. Feedbackschleifen minimieren Störungen im Praxisalltag und stellen sicher, dass neue Abläufe zu bestehenden Prozessen passen. So bleibt der Fokus auf der Patientenversorgung.

Heidi im Praxisalltag: zwei Erfahrungsberichte

Ein zentrales, integriertes PVS wird in ambulanten Praxen und fachübergreifenden Versorgungszentren (MVZ) genutzt, um Interoperabilität und Abrechnungsmanagement zu unterstützen. Solche Systeme ermöglichen Datenaustausch mit Kostenträgern in Echtzeit. Eine typische Einschränkung: Standardvorlagen wirken oft starr, was die administrative Fertigstellung verzögert.

Genau diesen Druck kennt das MVZ Markgrafenresidenz in Pommelsbrunn: Sieben Ärztinnen und Ärzte, aber kaum verfügbare Fachkräfte für Schreibarbeit. „Ich habe die Berichte diktiert, das Band zur Schreibkraft gegeben – eine Woche später kam die Liste zur Korrektur. Das war Horror", schildert Dr. Alexander Michel, Facharzt für Gefäßchirurgie, Phlebologie und Lymphologie am MVZ, den früheren Alltag.

Seit der Einführung von Heidi hat sich das geändert: Berichte entstehen direkt im Gespräch, statt danach abgetippt zu werden. „Ich bekomme sofort einen vollständigen Bericht und brauche nur 30 Sekunden zur Fertigstellung", so Dr. Michel. Nach eigener Aussage war „nach dem zweiten Tag klar: Das ist mein Tool."

Ähnlich berichtet Prof. Dr. Christian Plaaß, Fußchirurg am Fußinstitut Hannover und an der Orthopädischen Klinik der Medizinischen Hochschule Hannover, von rund 30 Prozent Zeitersparnis bei der medizinischen Dokumentation – ohne größeren Umstellungsaufwand bei der Einführung.

Diese Praxisbeispiele zeigen: Wenn ein PVS mit offenen Schnittstellen auf KI-Werkzeuge wie Heidi trifft, wird die Dokumentation zur Nebensache im Gespräch statt zur Nacharbeit danach.

KIS-Systeme im Gesundheitswesen

PVS- und KIS-Systeme sind das Rückgrat der modernen Versorgung, weil sie Behandelnde und Patientinnen und Patienten jederzeit mit relevanten Informationen verbinden. Heidi stärkt diese Systeme durch nahtlose Integration.

KIS in der Notfallversorgung

KIS-Systeme in Notaufnahmen sind für hohes Volumen und schnellen Durchlauf ausgelegt und priorisieren Geschwindigkeit und Abrechnungsflexibilität stärker als klassische ambulante Systeme.

Ein Beispiel für ein Enterprise-KIS, das ambulante, stationäre und Notfallversorgung abdeckt, ist Epic. Es ist in der Schweiz bereits im Einsatz (u. a. Luzerner Kantonsspital, Universitätsspital Zürich) und ab 2029 erstmals auch in einem deutschen Krankenhaus, der Charité Berlin.

Genau hier hilft Heidi: Es vereinfacht Workflows, indem es Notizen automatisch erfasst und nahtlos in die Datenfelder zurückspielt. Mit Heidi lassen sich so schneller strukturierte Notizen und Behandlungspläne erstellen. Das steigert den Durchsatz und ermöglicht es, die Dokumentation vor der Entlassung abzuschließen.

KIS in der psychiatrischen Versorgung

Systeme für die psychiatrische bzw. psychotherapeutische Versorgung fokussieren sich auf longitudinale Behandlungsverläufe in Therapie, Beratung und Psychiatrie. Der Zugriffsschutz ist hier besonders streng, da der Datenschutz in diesem Bereich eine noch größere Rolle spielt.

Ein Nachteil vieler Systeme ist, dass ihr standardisiertes Vokabular die Tiefe therapeutischer oder psychiatrischer Gesprächsnarrative nicht immer abbildet. Behandelnde brauchen deshalb eine Möglichkeit, Nuancen zu erfassen, ohne den administrativen Aufwand zu erhöhen.

Cerner etwa unterstützt interdisziplinäre Teams in der psychiatrischen Versorgung, auch in Deutschland. In Kombination mit Heidi lässt detaillierte, natürliche Sprache in anpassbaren Notizen erfassen, die trotzdem sauber in die klinischen Felder einfließen. Heidi ergänzt die Oberfläche solcher Systeme, indem es den administrativen Aufwand hinter der Dokumentation reduziert, damit Behandelnde bei den Patientinnen und Patienten bleiben können.

Zusätzlich unterstützt Heidi die langfristige Verlaufsdokumentation. Es erkennt automatisch die komplexe Sprache psychischer Erkrankungen und Interventionen und wandelt Gespräche in strukturierte Zusammenfassungen um.

Entwicklung von PVS/KIS: Der Einfluss künstlicher Intelligenz

Innovative Health-Tech-Unternehmen entwickeln Lösungen, die die administrative Last starrer PVS/KIS-Workflows reduzieren. Das bedeutet nicht, dass Technologie die klinische Beurteilung von Ärztinnen und Ärzten ersetzt. Vielmehr unterstützt sie genau die Bereiche, bei denen Patientenvertrauen entscheidend ist.

Ambiente klinische Dokumentation

Gesprochene oder getippte Eingaben ermöglichen es, Dokumente per Klick freizugeben, bevor sie ins PVS/KIS synchronisiert werden. Mit Zustimmung der Patientin oder des Patienten lässt sich mit Heidi das Gespräch erfassen und die nötige Dokumentation mit Unterstützung eines Scribes erzeugen.

Mit Heidi bleibt die klinische Nuance erhalten, ganz nach Präferenz der Ärztin oder des Arztes: narrativ-reiche Notizen oder zusammengefasste Bullet Points. Notizen, Codes und Aufgaben lassen sich einfach exportieren, um Doppelerfassung zu vermeiden.

Systemanpassung und Konfiguration

Da KI-Dokumentationsprozesse automatisiert werden, wird individuelle Versorgung möglich. Mit Heidi lassen sich Vorlagen, Formulierungsstil und Erzähltiefe der Notizen anpassen, sodass klinische Details zu Fachrichtung und Behandlungsart passen.

Die Anpassung erfolgt auf drei Ebenen: Einrichtungen können Notizen einrichtungsweit standardisieren, kleinere Teams nutzen fachrichtungsspezifische Vorlagen, und einzelne Ärzt:innen passen ihre eigenen Präferenzen an.

Evidenz aus mehreren Quellen

Ein wachsender Trend bei PVS/KIS-fähigen Anwendungen ist die Priorisierung von Quellen nach Evidenzgrad. Die abschließende klinische Entscheidung liegt dabei immer bei Ihnen. Auch bei Heidi gibt es eine Evidenzfunktion, die Ihnen Arbeit abnimmt.

In der heutigen Versorgungslandschaft wird ein hybrider Mensch-KI-Ansatz zunehmend notwendig: Der Mensch bleibt für die qualitative Beurteilung verantwortlich, während Technologie mental belastende, repetitive Aufgaben übernimmt.

Österreich und die Schweiz: ELGA und EPD/E-GD

Wer im DACH-Raum arbeitet, stößt neben der deutschen ePA auf zwei weitere nationale Systeme mit eigenen Regeln.

In Österreich heißt das Pendant ELGA (Elektronische Gesundheitsakte). ELGA läuft seit 2015 in öffentlichen Spitälern und wurde 2018/2019 auf den niedergelassenen Bereich ausgeweitet. Ab dem 1. Januar 2026 gilt die Nutzungspflicht für e-card und ELGA auch für Wahlarzt:innen. Also auch für Praxen ohne Kassenvertrag.

In der Schweiz heißt das System EPD (elektronisches Patientendossier). Für die Bevölkerung ist die Eröffnung freiwillig; verpflichtend sind seit 2022 stationäre Einrichtungen und neu zugelassene Arztpraxen. Die Verbreitung blieb bislang hinter den Erwartungen zurück, weshalb das EPD derzeit zum E-GD (elektronisches Gesundheitsdossier) weiterentwickelt wird. Ein neues Bundesgesetz dazu befindet sich 2026 in der parlamentarischen Beratung, ein Betriebsstart des neuen Systems wird nicht vor 2030 erwartet. Bis dahin bleibt das bestehende EPD in Betrieb.

Für ein Unternehmen wie Heidi heißt das: Die Kernfunktion, Gespräche transkribieren und strukturiert zu dokumentieren, bleibt über alle drei Länder hinweg gleich, während die Anbindung an ePA, ELGA oder EPD/E-GD jeweils den nationalen Vorgaben folgt.

Heidi: Ihr KI-Versorgungspartner für bessere PVS/KIS-Workflows

Heidi erstellt Ihre klinischen Notizen im gewünschten Format und macht es einfach, sie in Ihr PVS oder KIS zu übertragen. Drei einfache Wege, wie Sie Heidi nutzen können:

• Ein-Klick-Kopie: Kopieren Sie die komplette Notiz oder einzelne Abschnitte direkt in Ihr PVS/KIS.
• Direkte PVS/KIS-Übertragung (auf Praxis-/Enterprise-Plänen): Übertragen Sie Notizen direkt in ausgewählte Bereiche Ihres Systems.
• Offene Schnittstellen (API): Verbinden Sie Heidi mit Ihrer bestehenden Praxis- oder Klinik-IT.

Heidi unterstützt mehr als 2 Millionen Behandlungen pro Woche weltweit und erfüllt hohe Compliance-Standards, ist ISO-27001-zertifiziert und DSGVO-konform. Audio wird nie gespeichert, und Ärzt:innen behalten jederzeit die volle Kontrolle über Patientendaten.

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