Accélération des soins d'ergothérapie grâce à l'IA Heidi

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Contexte

Capacités d'accélération est un cabinet dirigé par des thérapeutes fondé en 2021 par un groupe d'ergothérapeutes dévoués. Peter Pazios (l'un des cofondateurs) souhaitait combler le fossé pour les clients qui passaient des services pédiatriques aux services pour adultes. Aujourd'hui, l'équipe compte 12 ergothérapeutes à travers l'Australie qui soutiennent les personnes « de la naissance, jusqu'à la prise en charge des personnes âgées », en faisant des références croisées pour fournir des soins véritablement durables. Guidé par une mission visant à permettre aux clients de vivre de manière autonome et de participer pleinement à la vie de leur communauté, le cabinet associe une thérapie fondée sur des preuves à une approche profondément collaborative.

Difficultés

Accelerate Abilities se développait rapidement, mais la paperasserie exigeait des heures et de l'énergie. Le volume des recommandations augmentant et les thérapeutes étant dispersés dans plusieurs États, la charge administrative s'est aggravée semaine après semaine. Ce qui n'était au départ qu'une tâche secondaire gérable s'est rapidement transformé en un goulot d'étranglement opérationnel majeur qui menaçait le bien-être des cliniciens et limitait l'accès rapide aux soins pour les nouveaux clients.

De longues journées cliniques remplies de paperasse

« Je passais environ deux heures par jour à remplir des notes et à les communiquer aux familles des clients. »

Après de longues journées de travail consécutives avec des clients, il a fallu taper à l'heure du déjeuner et au moins une heure supplémentaire après le dernier rendez-vous, ce qui ne laissait que peu de marge de rétablissement.

L'administrateur s'immisce dans son temps personnel

« Lorsque je me déplacais dans la communauté, j'emportais beaucoup de notes pour rédiger des rapports à la maison, et je devais le faire pendant mon temps libre. »

Grâce aux visites communautaires, les déplacements ont remplacé le temps passé à écrire des notes, à envoyer les documents le soir et le week-end et à voler du temps à la jeune famille de Peter.

De longs rapports ralentissent l'accès aux soins

« Les évaluations des capacités fonctionnelles peuvent prendre jusqu'à 15 heures, selon la complexité du début à la fin. »

Les évaluations complexes des capacités fonctionnelles du NDIS ont créé des listes d'attente et ont empêché de répondre aux demandes urgentes en quelques jours. Chaque nouvelle recommandation ajoutait 15 heures de travail dissimulé, de sorte que les cas urgents languissaient pendant que les thérapeutes recouvraient les documents bien après les heures de bureau.

Pendant plus de trois ans, l'équipe a essayé de travailler plus dur, de regrouper des notes et même de tester d'autres outils d'IA, mais rien n'a permis de gagner du temps avant de découvrir Heidi.

Solution

L'intérêt de longue date de Peter pour l'IA l'a incité à contacter Heidi, avide de tout ce qui pourrait réduire son marathon administratif nocturne. Après un essai en tête-à-tête avec trois autres outils, la sortie plus riche de Heidi et son intégration native de Halaxy se sont immédiatement démarquées : « une grosse cerise sur le gâteau. » Accelerate Abilities a déployé Heidi État par État ; la configuration a pris quelques minutes et les cliniciens n'ont eu besoin que d'un simple partage d'écran pour se sentir en confiance.

« Je n'ai pas à prendre de notes de progrès à la maison et je pars à la fin de la journée avec ces notes à jour et plus complètes. »

Les caractéristiques préférées de Peter

• Notes cliniques en un clic — le widget se trouve à côté de Halaxy et affiche une note claire et structurée en quelques secondes.
• Communauté de modèles — la navigation et le remixage des modèles de communauté ont fourni un « Un énorme moment de aha », aider l'équipe à rédiger des lettres GP et des rapports NDIS de référence.
• Transcriptions haute fidélité — chaque détail clé est saisi, ce qui signifie moins d'appels de suivi et des rapports plus rapides et plus défendables.

Incidence

Depuis l'adoption de Heidi, Accelerate Abilities a récupéré des journées de travail entières qui disparaissaient autrefois dans la documentation. Les cliniciens terminent désormais leurs notes, les évaluations urgentes ont été effectuées en quelques jours et les familles peuvent compter sur des thérapeutes plus présents et plus énergiques. La pratique a intensifié son impact, sans pour autant épuiser son personnel.

« L'équipe a déclaré ne pas savoir comment elle s'en sortait au quotidien sans Heidi. Heidi a changé la donne. »

Principaux résultats :

• Jusqu'à 2 heures de notes enregistrées chaque jour : les cliniciens terminent la documentation avant de partir.
• La durée du rapport d'évaluation des capacités fonctionnelles a été considérablement réduite, augmentation de la capacité d'évaluation.
• Réduction de la liste d'attente : les FCA urgents peuvent désormais être livrés avec un délai de traitement plus rapide pour les clients.
• Temps passé en famille récupéré : « Je peux passer beaucoup plus de temps avec ma famille. »
• Meilleure présence clinique : « Vous êtes plus présent lorsque vous offrez cette consultation. »

Il est temps de revenir en direct, pas de taper

« Je peux passer beaucoup plus de temps avec ma famille, ce qui est formidable. »

Ces soirées reconquises appartiennent désormais à des histoires sur l'heure du coucher et à des sorties de fin de semaine, et non à des tâches administratives. Les thérapeutes font état d'une baisse du niveau de stress et d'un enthousiasme renouvelé pour le travail clinique.

Accès plus rapide pour les clients

« Nous sommes désormais en mesure de mieux soutenir nos clients. »

Le temps consacré à la documentation étant réduit de moitié, les évaluations urgentes s'intègrent parfaitement à la semaine, réduisant ainsi les listes d'attente et mettant en place plus rapidement les soutiens essentiels.

Documentation complète et fiable

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Les notes arrivent dans Halaxy entièrement structurées et prêtes à être auditées, capturant toutes les nuances cliniques. Les cliniciens sont convaincus que leurs dossiers peuvent résister aux examens du NDIS sans modifications de dernière minute effrénés.

Bénéfice inattendu : renforcement des relations de recommandation

« Les coordinateurs du support... venez directement nous voir » car ils savent qu'Accelerate Abilities peut produire rapidement des rapports de qualité. Le bruit s'est répandu que cette pratique tient ses promesses dans des délais serrés, alimentant un flux constant de nouvelles recommandations et renforçant les liens avec les coordinateurs et les médecins généralistes.

Quelle est la prochaine étape

Heidi s'occupant du gros du travail, l'équipe de Peter est libre d'approfondir les soins et d'explorer des flux de travail d'IA encore plus stricts.

Accelerate Abilities fera participer Heidi à l'intégration de chaque nouveau thérapeute senior et collabore déjà avec l'équipe Heidi sur des modèles spécialisés de NDIS, DVA et de soins aux personnes âgées. Leur étoile polaire est un avenir où un simple clic permet d'obtenir un rapport prêt à être financé, permettant ainsi aux cliniciens de consacrer encore plus de temps là où cela compte, en face à face avec les clients.

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