Mehr Zeit und bessere Patientenversorgung dank Heidi: Performes Weg

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Hintergrund

Gute Gesundheitsversorgung geht nicht im Alleingang. Sie lebt von Teamarbeit. Und so wurde auch Performe aus der kollektiven Vision und harten Arbeit engagierter Führungs- und Fachkräfte des Collingwood Football Club geboren – darunter der APA Sports & Exercise-Physiotherapeut Lachlan Fooks und die renommierte Sportpsychologin Jacqui Louder. Im Mittelpunkt stand bei Performe immer die Mission, Barrieren abzubauen und modernste, personalisierte Betreuung anzubieten. Damit alle Menschen – sportlich aktiv oder nicht – das Gefühl haben, auf dem Weg zur optimalen Gesundheit wirklich geschätzt und unterstützt zu werden.

Herausforderungen

Im vergangenen Jahr hat die Praxis ihre Dienstleistungen erheblich ausgeweitet und viele neue Patient:innen aufgenommen – von Spitzen- und Freizeitsportler:innen bis hin zu ganz normalen Leuten mit speziellen Behandlungsbedürfnissen. Ein immer besser werdender Ruf sorgte irgendwann dafür, dass die Fachkräfte weniger und weniger Zeit zur Verfügung hatten. Effiziente Abläufe und eine sinnvolle Einbindung der Patienten wurde damit immer wichtiger.

Unverhältnismäßig hoher Verwaltungsaufwand

„Es sind nicht nur anderthalb Stunden, um Notizen zu schreiben“, erklärt Herr Fooks. „Es geht auch um all die zusätzlichen administrativen Aufgaben wie das Schreiben von Briefen, den Umgang mit Überweisungen und die Koordination der Patientenversorgung, die unsere Zeit erheblich in Anspruch nehmen.“

Aufrechterhaltung der Patienteninteraktion

„Eine meiner größten Frustrationsquellen war der Aufbau der Klinikräume“, so Herr Fooks.

„Im Idealfall würde ich mich meinen Patient:innen gerne direkt zuwenden wollen, anstatt ihnen beim Schreiben von Notizen den Rücken zukehren zu müssen. Heidi hat mir jetzt diese Flexibilität geschenkt –und damit bessere Behandlungstermine ermöglicht und mein Verhältnis zu den Patienten erheblich verbessert.“

Gesteigerte Markenbekanntheit

Die Marke Performe bekannt zu machen, brachte ebenfalls Herausforderungen mit sich, besonders weil die Gesundheitsbranche sensibel ist und zu großten Teilen auf Vertrauen basiert.

„Wir sind relativ neu in der Gesundheitsbranche und haben enge Verbindungen, zum Beispiel zum Collingwood FC. Aber es erforderte gezielte Maßnahmen, Aufmerksamkeit auf unsere umfangreichen Gesundheitsangebote zu lenken.“ 

„Wir mussten dafür sorgen, uns in der Community als wertvolle Ergänzung und vertrauenswürdiger Anbieter zu etablieren.“

Vor der Zusammenarbeit mit Heidi probierte das Team mehrere Teil-Lösungen aus – dedizierte Admin-Zeiten, Zeitblocker im Kalender und sogar die Einstellung zusätzlicher Mitarbeitenden. Doch diese Strategien schufen nur vorübergehende Abhilfe. Das Team brauchte etwas Effizienteres und Nachhaltigeres – und genau das fanden sie schließlich in Heidi.

Lösung

„Im Spitzensport gibt es viel Lust auf Veränderung und Innovation. Was wir in der Physiotherapie umsetzen, muss jedoch immer auf vorhersehbaren, messbaren Ergebnissen basieren. Wir können uns nicht nur um der Veränderung willen ändern. Es muss nachweisbar sein, dass eine Innovation entweder die Behandlungsergebnisse verbessert, Kosten senkt oder Zeit spart. Es muss immer einen guten Grund dafür geben.“

Herr Fooks erfuhr durch Mundpropaganda in der Sportmedizin von Heidi und beschloss, den KI-Assistenten auszuprobieren. Die Praxis führte ihn zunächst nur für die leitenden Therapeut:innen ein, um die Funktionen zu testen – vor allem die Echtzeit-Transkription, dynamischen Vorlagen und die sichere, KI-gestützte Dokumentation. Und schon die ersten Ergebnisse versprachen viel.

Die 3 beliebtesten Funktionen bei Performe

• Live-Transkription und effizientes Notieren
  
  • Neben der erheblichen Zeitersparnis beeindruckte Herrn Fooks vor allem, wie Heidi genau die relevanten Informationen in den Terminen erfasste, einschließlich der korrekten Notierung und Schreibweise von Medikamentennamen. Das führte zu klaren, gründlichen und genauen Notizen.
• Benutzerdefinierte Vorlagen
  
  • Das Team automatisiert nun mühelos Empfehlungsschreiben und die Dokumentation nach der Behandlung. Zuvor mühselige Verwaltungsaufgaben sind damit ganz einfach optimiert.
• Reibungslose Patientenkommunikation
  
  • Mit Heidi kann das Team sofort Notizen, Briefe und die nächsten Schritte miteinander teilen, sodass Patienten bereits vor Verlassen der Klinik konkrete Erkenntnisse erhalten.

Auswirkungen

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Wichtigste Verbesserungen*:

• Täglich mehr als 1,5 Stunden Verwaltungsaufwand eingespart
• Verbessertes Engagement der Patienten 
• Es wird mehr Zeit in das Unternehmenswachstum reinvestiert

*Erfahrungen von Lachlan Fooks, APA Sports & Exercise Physiotherapeut

Verwaltungsaufwand? Quasi nicht existent.

Heidi bekehrt selbst die skeptischsten Mediziner:innen. Herr Fooks erinnert sich noch, wie er einen Kollegen ermutigen musste ...

„‚Du musst es tun, steig einfach ein.‘ Zuerst wehrte er sich und sagte: 'Ich mag, wie ich die Dinge mache.' Aber ich bestand darauf: ‚Du musst dich davon abwenden. Heidi erfasst genau dieselben Informationen. Der Assistent formuliert die Dinge anfangs vielleicht anders, aber du kannst ihm deine Vorlieben beibringen. Investiere die Zeit.‘ Und jetzt ist er absoluter Fan!“

Mehr Präsenz und Engagement in der Behandlung

„Ich kann jetzt wirklich aktiver Zuhörer sein“, freut sich Herr Fooks. Heidi ermöglicht ihm und seinem Team, eine echte Beziehung aufzubauen – was das Vertrauen der Patient:innen in die erbrachte Versorgung deutlich erhöht.

„Das Beste ist immer, wenn ich Patient:innen am Ende der Behandlung die Notizen zeige. Sie sagen – was! Das ist jetzt gerade entstanden?!“

Mehr Raum für Wachstum

Die schnelle, KI-gestützte Dokumentation hat dazu beigetragen, die Klinik als hochmodernen und patientenorientierten Gesundheitsdienstleister zu positionieren — ein Anziehungspunkt sowohl für Hochleistungssportler als auch für Menschen aus der Umgebung. Außerdem kann die bei der Dokumentation eingesparte Zeit in das Wachstum des Unternehmens gesteckt werden.

Unerwartete Vorteile

Medizinische Fachkräfte werden durch Heidi (auf eine positive Art!) „gezwungen“, Beurteilungen stärker zu formalisieren und so die Aufklärung und das Vertrauen der Patienten zu stärken.

„Nach zwanzig Jahren steckt man natürlich irgendwie in seinen Routinen fest. Heidi hat mich herausgefordert, nicht nur die klinischen Aspekte meiner Arbeit, sondern auch meine zwischenmenschlichen Fähigkeiten kritisch zu betrachten und zu verbessern.“

Wie geht's weiter?

Die Mission der Klinik wird immer weiter ausgebaut – einen „Elitären Service für alle“ anzubieten – und es soll in Zukunft über neue Außenstellen, Gemeinschaftsprogramme und Forschungskooperationen nachgedacht werden.

Neben seiner beruflichen Entwicklung erfreut sich Herr Fooks auch in seinem Privatleben einer neuen Ausgeglichenheit. Er geht wieder zum Hockey, Mountainbiken und verbringt mehr Zeit mit seiner Familie.

Eine Rückkehr zu den alten Methoden mit manuellen Notizen und gehetzten Behandlungen ist für ihn keine Option. Das Team von Performe freut sich darauf, sein Wachstum fortzusetzen und gleichzeitig mithilfe von Technologie und viel Engagement erstklassige Gesundheitsversorgung abzuliefern.